Privacyverklaring

Voor je account zijn wij verantwoordelijk. Je e-mailadres, bedrijfsgegevens en abonnement verwerken we om je de dienst te kunnen leveren.

Voor je administratie zijn wij alleen de uitvoerder. Je facturen, bonnen en klantgegevens zijn jouw administratie. Jij bepaalt wat ermee gebeurt; wij bewaren en bewerken het namens jou.

Concreet: wij gebruiken de inhoud van jouw facturen en bonnen nooit om AI-modellen te trainen, en wij combineren jouw gegevens niet met die van andere gebruikers. Wij bouwen geen database van bedrijven die te laat betalen.

Van jou: e-mailadres, naam, bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer, BTW-nummer, IBAN, en je telefoonnummer als je WhatsApp koppelt.

Uit je administratie: facturen met klantgegevens en bedragen, bonnen met leverancier, datum, bedrag, BTW en de foto zelf.

Als je via een uitnodiging komt: de code uit de link, zestig dagen in een cookie in je browser en bij je aanmelding, en daarna wie jou uitnodigde. Wie jou uitnodigde ziet alleen aantallen, zoals hoeveel mensen via de link kwamen en hoeveel er betalen. Nooit wie.

Als je een betaald plan neemt: de betaling bij onze betaaldienst Mollie, met de rekening waarmee je betaalt, en de facturen die Bon jou daarvoor stuurt.

Als je ons iets laat weten: een probleem dat je in de app meldt, of een vraag via het contactformulier of per mail.

Op je facturen staan gegevens van jouw klanten. Voor hen ben jij verantwoordelijk, niet wij. Wij geven je hiervoor een modeltekst.

• Je account, de dienst, betalen en de uitnodigingen met hun beloningen: om onze overeenkomst met jou uit te voeren
• Je administratie: die verwerken we in jouw opdracht. De grond is de jouwe, meestal je wettelijke plicht om een administratie te houden (art. 52 AWR)
• Bonnen met informatie over je gezondheid: jouw uitdrukkelijke toestemming (zie hieronder)
• De facturen die Bon jou stuurt: onze eigen wettelijke plicht om ze te bewaren
• Beveiliging, misbruik voorkomen, problemen oplossen die je meldt, en nagaan hoe goed het uitlezen van bonnen werkt: ons gerechtvaardigd belang, namelijk een Bon die veilig is en goed werkt

Een bon van een apotheek of fysiotherapeut kan iets zeggen over gezondheid. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens, en die mogen we alleen verwerken met jouw uitdrukkelijke toestemming. Die vragen we apart, vóórdat je je eerste bon uploadt, en je kunt hem altijd intrekken.

Wat we bewust niet doen: er is geen medische categorie in Bon, en geen enkele functie leidt uit leveranciersnamen patronen over jou af.

WhatsApp is een extra kanaal, geen account. Je logt altijd in met je e-mailadres en koppelt je nummer zelf met een code.

WhatsApp is geen vertrouwelijk kanaal. Berichten worden bij Meta ontsleuteld voordat ze bij ons aankomen. Meta verwerkt ze als onze verwerker en mag ze niet voor eigen doelen gebruiken, maar technisch kan Meta bij de inhoud. Wil je dat niet, gebruik dan het dashboard. Dat kan alles wat WhatsApp kan.

Wij kunnen jouw WhatsApp-gesprek niet verwijderen. Dat staat op jouw telefoon en bij Meta. Vraag je om verwijdering van je gegevens, dan wissen wij die bij ons. De berichtgeschiedenis in WhatsApp moet je zelf verwijderen.

Bon leest je bonnen met AI. Dat kan fouten maken. Je krijgt altijd eerst een concept te zien en wij vragen “Klopt dit?” voordat er iets wordt opgeslagen. Twijfelt het systeem, dan zeggen we dat er expliciet bij in plaats van te gokken. Er wordt nooit automatisch iets in je administratie gezet.

Een betaald plan betaal je via Mollie. Met je eerste betaling machtig je Bon om daarna elke maand automatisch af te schrijven van dezelfde rekening; dat staat vlak voor de betaling en in een bevestiging per e-mail. Mollie verwerkt je betaalgegevens. Wij leggen vast dat en wanneer je betaalde, maar bewaren je rekeningnummer en kaartgegevens niet.

Alleen met leveranciers die voor ons werken, onder een verwerkersovereenkomst: onze hosting en database (in de EU), de AI-leverancier, de WhatsApp- en e-maildienst, en de betaaldienstverlener. Sommige zitten in de Verenigde Staten; daarvoor gebruiken we het EU-VS Data Privacy Framework én standaardcontractbepalingen als terugvaloptie.

Mail die je aan ons stuurt, en de melding van een probleem dat je in de app doorgeeft, komen binnen in onze mailbox bij Google Workspace. De schermafbeelding bij een melding blijft in Bon en gaat niet mee.

Wij verkopen je gegevens niet en delen ze niet voor advertenties.

Welke leveranciers dat precies zijn, en waar ze je gegevens verwerken, staat op de pagina subverwerkers. Wat wij met je administratie mogen doen, staat in de verwerkersovereenkomst.

• Facturen en bonnen (leverancier, datum, bedrag, BTW): 7 jaar na afloop van het boekjaar, daarna verwijderen we ze binnen zes maanden
• Bonfoto's: net zo lang als de bon zelf, op elk plan. Op het gratis plan zie je een foto in de app tot twee weken na afloop van het aangiftekwartaal; daarna staat hij op slot. We bewaren hem dan nog steeds, en hij zit in elke back-up die je downloadt. We waarschuwen je vooraf per e-mail en in de app
• De facturen die Bon jou stuurt voor je abonnement: 7 jaar na afloop van het boekjaar, onze eigen bewaarplicht, en daarna binnen zes maanden weg
• WhatsApp-berichtenlogs: maximaal 90 dagen
• Wat de AI uit een bon las, om na te gaan of het klopte: 30 dagen. Daarna blijven alleen de kosten en de duur, zonder inhoud en zonder van wie
• Een inlogsessie: 30 dagen nadat je hem gebruikte, en hooguit een jaar
• Een melding dat bij het inloggen tien keer een verkeerde code is geprobeerd: een jaar
• Een probleem dat je in de app meldt, met de pagina, browser, schermgrootte en versie van Bon die meegaan, en een schermafbeelding als je die toevoegt: een jaar
• Foto's bij onze berichtendienst: direct verwijderd na ophalen
• Mail die je aan ons stuurt: zolang dat nodig is om je te helpen
• Je adres op de wachtlijst: tot je je uitschrijft
• Je account na verwijdering: 7 dagen om je te bedenken, daarna definitief weg

Die 7 jaar is jouw wettelijke bewaarplicht als ondernemer, niet die van ons. Vraag je om verwijdering, dan geven we je eerst een volledige export en wissen daarna onze kopie.

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdracht. In de praktijk staat alles al in je dashboard, kun je altijd een volledige CSV-export downloaden, en kun je je account zelf verwijderen bij Instellingen.

Niet tevreden? Je kunt klagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Je logt in met een eenmalige link die 15 minuten geldig is. Je IBAN, KVK- en BTW-nummer staan versleuteld opgeslagen. Bonfoto's hebben willekeurige bestandsnamen en zijn alleen bereikbaar na controle of ze van jou zijn. Locatiegegevens worden uit foto's verwijderd voordat we ze opslaan.

Wordt bij het inloggen tien keer een verkeerde code uit je authenticator-app geprobeerd, dan staat inloggen op je account tien minuten stil en krijg je een mail. Was jij het niet, dan meld je dat met de knop in die mail. We houden bij wanneer het gebeurde en of je het meldde, zodat we het kunnen nagaan.

Bij een datalek met risico voor jou melden wij dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij jou rechtstreeks. Raakt het ook gegevens van jouw klanten, dan kun jij daarvoor een eigen meldplicht hebben; we geven je dan wat je daarvoor nodig hebt.

We passen deze verklaring aan als Bon verandert. Bij een wezenlijke wijziging laten we het je weten per e-mail of in de app. Bovenaan staat wanneer hij voor het laatst is bijgewerkt.