Privacyverklaring

Voor je account zijn wij verantwoordelijk. Je e-mailadres, bedrijfsgegevens en abonnement verwerken we om je de dienst te kunnen leveren.

Voor je administratie zijn wij alleen de uitvoerder. Je facturen, bonnen en klantgegevens zijn jouw administratie. Jij bepaalt wat ermee gebeurt; wij bewaren en bewerken het namens jou.

Concreet: wij gebruiken de inhoud van jouw facturen en bonnen nooit om AI-modellen te trainen, en wij combineren jouw gegevens niet met die van andere gebruikers. Wij bouwen geen database van bedrijven die te laat betalen.

Van jou: e-mailadres, naam, bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer, BTW-nummer, IBAN, en je telefoonnummer als je WhatsApp koppelt.

Uit je administratie: facturen met klantgegevens en bedragen, bonnen met leverancier, datum, bedrag, BTW en de foto zelf.

Op je facturen staan gegevens van jouw klanten. Voor hen ben jij verantwoordelijk, niet wij. Wij geven je hiervoor een modeltekst.

Een bon van een apotheek of fysiotherapeut kan iets zeggen over gezondheid. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens, en die mogen we alleen verwerken met jouw uitdrukkelijke toestemming. Die vragen we apart, vóórdat je je eerste bon uploadt, en je kunt hem altijd intrekken.

Wat we bewust niet doen: er is geen medische categorie in Bon, en geen enkele functie leidt uit leveranciersnamen patronen over jou af.

WhatsApp is een extra kanaal, geen account. Je logt altijd in met je e-mailadres en koppelt je nummer zelf met een code.

WhatsApp is geen vertrouwelijk kanaal. Berichten worden bij Meta ontsleuteld voordat ze bij ons aankomen. Meta verwerkt ze als onze verwerker en mag ze niet voor eigen doelen gebruiken, maar technisch kan Meta bij de inhoud. Wil je dat niet, gebruik dan het dashboard. Dat kan alles wat WhatsApp kan.

Wij kunnen jouw WhatsApp-gesprek niet verwijderen. Dat staat op jouw telefoon en bij Meta. Vraag je om verwijdering van je gegevens, dan wissen wij die bij ons. De berichtgeschiedenis in WhatsApp moet je zelf verwijderen.

Bon leest je bonnen met AI. Dat kan fouten maken. Je krijgt altijd eerst een concept te zien en wij vragen “Klopt dit?” voordat er iets wordt opgeslagen. Twijfelt het systeem, dan zeggen we dat er expliciet bij in plaats van te gokken. Er wordt nooit automatisch iets in je administratie gezet.

Alleen met leveranciers die voor ons werken, onder een verwerkersovereenkomst: onze hosting en database (in de EU), de AI-leverancier, de WhatsApp- en e-maildienst, en de betaaldienstverlener. Sommige zitten in de Verenigde Staten; daarvoor gebruiken we het EU-VS Data Privacy Framework én standaardcontractbepalingen als terugvaloptie.

Wij verkopen je gegevens niet en delen ze niet voor advertenties.

• Facturen, bonnen en bonfoto's: 7 jaar na afloop van het boekjaar
• WhatsApp-berichtenlogs: maximaal 90 dagen
• Foto's bij onze berichtendienst: direct verwijderd na ophalen
• Je account na verwijdering: 30 dagen, daarna definitief weg

Die 7 jaar is jouw wettelijke bewaarplicht als ondernemer, niet die van ons. Vraag je om verwijdering, dan geven we je eerst een volledige export en wissen daarna onze kopie.

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdracht. In de praktijk staat alles al in je dashboard, kun je altijd een volledige CSV-export downloaden, en kun je je account zelf verwijderen bij Instellingen.

Niet tevreden? Je kunt klagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Je logt in met een eenmalige link die 15 minuten geldig is. Je IBAN, KVK- en BTW-nummer staan versleuteld opgeslagen. Bonfoto's hebben willekeurige bestandsnamen en zijn alleen bereikbaar na controle of ze van jou zijn. Locatiegegevens worden uit foto's verwijderd voordat we ze opslaan.

Bij een datalek met risico voor jou melden wij dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij jou rechtstreeks. Raakt het ook gegevens van jouw klanten, dan kun jij daarvoor een eigen meldplicht hebben; we geven je dan wat je daarvoor nodig hebt.